1. 기업이 법인카드를 사용하는 이유는?

법인카드는 말 그대로, 법인회사를 상대로 발급되는 카드(신용, 체크)입니다.

법인이 사용하는 공적 경비 사용의 투명성을 밝히고, 세법 상 카드 의무 사용을 충당하여 회사 업무에 활용하기 위해 법인카드가 사용됩니다.

기업은 단순히 사용 편의성이 아닌, 법인 경비의 사용처, 시기 등의 집행, 사후 증빙 등을 사적사용이 아닌, 법인을 위해 사용된 비용에 대해 통해 여러 서비스 혜택을 받을 수 있습니다.

이렇게 법인을 위해 법인카드로 사용된 금액에 대해 기업은 단순히 사용 내역 정도만 기록 및 보관하지 않고, '경비처리'라는 것을 진행하는데요. 한 번쯤 들어본 '경비처리'는 어떤 것일까요? 

2. 회사는 왜 '경비처리'를 할까?

기업 경비처리와 절세혜택은 밀접하게 관련되어 있습니다.

경비처리는 기업이 사업 활동을 위해 지출한 비용을 기록하고 세금 계산 시 소득에서 차감하는 절차를 의미합니다.

이를 통해 기업은 소득세 부담을 줄일 수 있습니다.

아래는 경비처리와 기업 내 절세혜택의 관련성을 설명하는 주요 설명입니다.

1) 과세소득 감소

경비처리를 통해 합접적으로 인정받은 비용을 사업 소득에서 차감함으로써 과세 대상 소득을 줄일 수 있습니다. 이는 결과적으로 기업이 납부해야할 세금을 감소시킵니다.

2) 세액 공제

일부 경비는 세액 공제의 형태로 혜택을 받을 수 있습니다. 예를 들어, 연구개발 비용, 환경 보호를 위한 투자, 에너지 절약 장비 구매 등에 대한 세액 공제 혜택을 받을 수 있습니다.

3) 법적 규제 준수

적절한 경비처리는 세법을 준수하는 데 필수적입니다. 불법적인 방법으로 비용을 과대 계산하거나 허위로 작성하면 세무 당국의 제재를 받을 수 있습니다.

4) 재투자 자금 확보

절세를 통해 절약된 세금은 기업의 현금 흐름을 개선할 수 있고, 재투자의 자금으로 활용할 수도 있어, 추후 기업의 성장과 발전에 기여할 수 있습니다.

이처럼 경비처리는 기업이 세금 부담을 줄이고, 자원을 효율적으로 활용할 수 있도록 도와주는 절세 방법입니다.

3. 회사에서 '경비처리'는 어떻게 진행할까?

해당 절차 및 프로세스는 일반적인 회사에서의 경비처리 예시를 설명 드리고 있으며, 경비처리 과정은 회사마다 조직의 크기 및 산업, 내부 정책 등에 따라 다를 수 있습니다.

1) 비용 발생 

: 직원이나 부서가 업무를 수행하면서 발생한 비용이 있습니다. 예로 업무 장비나 소모품을 구매하거나 업무 관련 서비스를 이용하는 경우

2) 비용 수집 

: 비용 발생 후 직원은 영수증, 인보이스 또는 결제 수단을 통해 비용을 기록하고 수집합니다.

3) 비용 승인 

: 일부 기업은 특정 금액 이상의 비용을 승인하기 위해 상위 관리자나 재무 부서의 승인을 받아야 할 수 있습니다. 이는 예산 초과를 방지하고 비용의 적정성을 검토하기 위함입니다.

4) 비용 기록 및 분류 

: 수집된 비용은 회계 시스템에 기록되고 적절한 비용 계정에 할당 됩니다. 예로 재료 구매 비용은 재고나 원자재 계정으로 분류될 수 있습니다.

5) 결제 처리 

: 비용이 승인되고 기록된 후에는 결제가 진행됩니다. 일반적으로 회사는 직원에게 정기적으로 급여를 지급하거나, 공급업자에게 지불을 진행합니다.

6) 회계 처리 

: 결제가 완료되면, 이러한 비용은 회계 시스템에서 회사의 재무 보고서에 반영됩니다. 이 과정은 회사의 재무 거래와 세무 준수를 보장하는 중요 단계입니다.

4. 경비처리 쉽게 하는 방법은? (feat.유니포스트)

기업에서 경비처리를 하는 방식은 주로 기업의 규모와 회계 시스템에 따라 다양하게 존재하고 있습니다.

아무래도 기업의 비용에 대한 문제와 각 임직원들의 별도 사용 내역에 따른 여러 자료취합, 정리, 제출, 신고 등 부수적인 업무가 발생합니다.

이런 경비처리에 있어 가장 중요한 핵심은 신속성, 정확성, 편의성이라고 생각합니다.

경비처리 핵심인 신속하고, 정확하며, 편의성이 높게 경비처리를 할 수 있는 방법이 경비처리 솔루션 및 시스템을 활용하는 것이 가장 효율적입니다.

특히 유니포스트의 경비처리 솔루션은 복잡하고 불편한 영수증 처리, 월 마감을 쉽고 간단하게 처리 할 수 있습니다.

유니포스트 경비처리 솔루션은 코나비즈 법인카드 서비스와 연계되어 있어 카드 발급 사용부터 사후 경비처리까지 한 번에 진행할 수 있습니다.

*유니포스트 경비처리 주요 기능

1) 법인카드 경비 작성 

: 자동으로 수집 된 법인카드 사용 내역을 모바일과 PC에서 한 눈에 조회할 수 있습니다.

2) 법인카드 관리 

: 회사에서 사용하는 법인카드 별 카드 사용자 지정 및 카드 별 상세 정보를 한 눈에 조회합니다.

3) 카드사 사용 내역 수집(스크래핑)

: 법인카드 사용 내역을 사용자별로 매일 자동 수집합니다. (코나비즈 법인카드 활용 시 사용 내역 유니포스트 자동 연계)

4) 경비작성 

: 임직원 개인카드와 현금영수증을 사진촬영 또는 OCR스캔 후 경비처리

5) 매입세금계산서 경비 작성 

: 매입세금계산서에 대해 경비처리 진행(XML파일, 사진촬영 이미지, 홈택스 연동)

6) 지출 결의서 전자결재 

: 모바일/PC에서 간편하게 결재상신 및 승인을 할 수 있습니다.

7) 사용자별 작성 내용 검증 및 확정 

: 지출 수단별로 사용자가 작성한 내용을 검증하고 월 경비를 확정 합니다.

8) 경비 보고서 

: 경비 지출 현황을 자동 집계하고 집계된 현황을 다양한 조건으로 간편하게 확인이 가능합니다.

9) 경비 규정 설정 

: 회사 정책에 맞게 경비 사용 규정을 설정하고 쉽게 관리할 수 있습니다.

10)계정과목/비용항목 관리 

: 회사 정책에 맞게 계정과목/비용항목을 관리하고 비용항목별 입력 항목 템플릿을 설정할 수 있습니다.

11) 전표처리를 위한 ERP연동 

: 고객사 ERP 시스템과 연동(엑셀 업로드, API연동 방식 제공) 가능합니다.

12)공인정자문서보관소 촬영 이미지 보관 

: 영수증 및 기타 종이 영수증 촬영 이미지를 저장해 지류 영수증 없이 법적 효력을 가집니다.

법인카드 사용 및 경비처리에 관심이 많은 고객이시라면, 유니포스트 경비처리 솔루션 확인해보세요!

=>유니포스트 경비처리 확인 

5. 코나비즈 법인카드 & 유니포스트 경비처리 연계 서비스!

위에서 설명드린 유니포스트 경비처리 솔루션은, 기업 담당자의 경비처리 업무를 더 정확하고 효율적으로 진행할 수 있게 지원해줍니다.

코나비즈의 법인카드 서비스를 이용할 경우, 기업 경비처리 담당자가 사용 내역을 매번 확인해 다운로드 받아와 적용해주지 않아도, 자동으로 내역을 경비처리 솔루션에 가져와 작업할 수 있는 환경을 제공하고 있습니다.

최대한 사람의 오기입, 착오를 데이터 연동을 통해 최소화해 정확하고 빠른 경비처리를 제공해줄 수 있는 방법인 "코나비즈의 법인카드 + 유니포스트 경비처리 솔루션"을 함께 이용하는 것 입니다.