1. 법인카드 사용 범위는 어떻게 될까?

사내 법인카드 운영은 필수적이라고 할정도로 많이 활용되고 있습니다.

많이 활용되고 있는 만큼, 임직원의 법인카드 사적 사용 문제가 자주 발생하기도 합니다.
 

(출처 : shutterstock)

회사 업무를 위한 일이라고 생각하고 무심코 사용했지만, 사용 제한처나,

사내 법인카드 사용 기준에 맞지 않게 사용해 불이익을 받는 경우도 있습니다.

일반적으로 의도했다기보다는, 임직원이 생각한 법인카드 사용 가능 범위 기준과, 
기업에서 생각하는 법적 사용 가능 범위가 달라서 발생하는 경우도 상당히 많습니다.

그러면, 법인카드를 사용할 수 있는 범위는 어디까지 일까요?

2. 법인카드 사용 범위

일반적으로 법인카드 사용이 가능한 범위 크게 다섯 가지로 구분하고 있습니다.

1. 물품구매대금 결제 내역

2. 여행 및 출장비

3. 생활편의 및 복리 후생비

4. 접대비 및 회의비

5. 전화비, 전기비 및 우편료와 같은 각종 공과금

위의 사용 가능한 범위를 보면, 공통점으로 **"업무에 필요한 지출"**이라는 것을 알 수 있습니다.

3. 법인카드 사용 입증자료가 필요한 경우

법인카드 사용 후 비용처리를 위해서 법적으로 인정되는 적격증빙을 해야합니다.

적격증빙은 (1) 세금계산서(계산서) (2) 현금영수증 (3) 신용카드매출전표 로 구분됩니다.
 

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세 가지 중 한 개 이상의 적격증빙만 된다면 비용처리에는 문제가 없으나, 아래와 같은 경우에서 사용했을 땐, 입증자료가 필요합니다.

1. 공휴일, 주말에 사용한 경우

2. 사업장과 거리가 먼곳에서 사용하는 경우

3. 업무시간 외에 사용한 경우

4. 친인척 및 가족을 동반한 출장에서 사용한 경우

5. 거래처에서 여러 차례 분할 사용한 경우

6. 현금화하기 쉬운 품목을 구매한 경우

7. 사치성 물품을 구매한 경우

8. 업무 관련성이 떨어지는 사용처에서 사용한 경우

법인카드는 당연히 회사 내에서 업무적 지출을 위해 사용되어야 하기 때문에, 위의 항목에 해당된다면, 비용처리를 위해서 증거자료를 남겨야 합니다.

업무 관련성이 없는 지출로 인정됐을 경우엔 경비로 인정하지 않기에, 별도 법인세나, 가산세가 발생할 수 있다는 점을 유의해야합니다.

4. 사적인 이유로 법인카드를 사용했을 경우에 어떻게 하나요?

의도적이지 않게, 사적인 이유로 법인카드를 사용했을 경우엔 해당 금액을 ‘가지급금’으로 비용처리를 한 후에 임직원에게 입금을 요청해서 상계처리를 해야합니다.

가지급금(suspense payments)란?

현금지출이 발생했으나 이것을 처리할 계정과목이 확정되지 않았거나 또는 계정과목은 확정되었지만, 금액이 확정되지 않았을 때, 그것이 확정될 때까지 임시로 처리해 두는 가계정이다. 실제 현금의 지급은 있었으나 이를 처리할 계정과목이나 금액의 미확정시 일시적으로 처리하는 계정으로 자산 항목에 해당된다. 가지급금은 계정과목과 금액이 확정되는 즉시 그 확정계정으로 대체하여 정리해야 한다. 사원출장여비의 선급입체금, 계약선급금, 보증금 등이 여기에 속한다. 이는 가불금이라고도 한다. 따라서, 가지급금 계정을 이용하여 기업자금을 유용하는 등의 부정의 문제가 발생하기도 한다. 세무상 가지급금이라 함은 명칭 여하에 불구하고 당해 법인의 업무와 관련이 없는 자금의 대여액을 말하며 가지급금에 대하여 지급이자손금불산입, 가지급금에 대한 인정이자 등 불이익이 따른다.(법인세법 제28조 제1항 제4호, 법인세법시행령 제53조, 법인세법시행규칙 제28조ㆍ제44조)

(출처 : 국세청 홈택스 용어사전)

임직원의 입장에서 의도적이지 않게, 법인카드를 사용했을 경우에는 빠르게 회사에 알려 대처할 수 있도록 해야 합니다.

5. 원활한 법인카드 운영을 위한 가이드

1. 업무와 관련된 지출이여야 한다.

2. 비용처리를 위한 내역을 꼼꼼하게 기록하고 관리해야 한다.

3. 내부적으로 사용 규정을 명확하게 만들고, 임직원들에게 충분히 교육해야 한다.

4. 법인카드의 남용, 오용시 적절한 대처와 정확한 가이드를 안내한다.

특히 업무와 관련된 지출에서, “**업무의 관련성에 대한 정확한 기준”**을 임직원들에게 가이드 해준다면, 원활하게 법인카드를 사용하고 관리할 수 있습니다.

이러한 법인카드 사용을 제일 잘할 수 있는 방법은 무엇일까요?

6. 법인카드를 잘 운영할 수 있는 방법!

법인카드 제작 및 발급, 운영관리에 있어, 정확성과 편의성을 모두 갖춘 서비스가 코나비즈 법인카드 입니다.

지금까지 위에서 설명드린 내용대로, 법인카드는 이처럼 잘못 사용하면, 회사의 재무, 및 회계처리에 있어 이슈가 발생할 수 있는 중요한 업무 입니다.

따라서, 임직원들에게 적절한 교육과, 그에 따른 운영자의 관리가 무엇보다도 중요합니다.

이러한 이슈를 최소화해 사용성에 편의성을 높이는 서비스가 코나비즈 법인카드 서비스입니다.

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